Obsah

Zápis o kontrole č.j. : KV 1/2012

Typ: ostatní
Kontrola byla provedena dne 10.5.2012
ZÁPIS O KONTROLE
č.j. : KV 1/2012
Výtisk č. : 1
Kontrola byla provedena členy kontrolní výboru zastupitelstva obce u Obecního úřadu v Úholičkách

Vedoucí kontrolní skupiny : Jaroslav Konopásek
Členové kontrolní skupiny : Božena Suchá
Kontrola byla provedena dne 10.5.2012 v době od 9 hod. do 12 hod.
Předmět kontroly :
1.      Spisový a skartační řád
2.      Dodržování zákona 563/1991 Sb. o účetnictví
a)      účtový rozvrh
b)      postupy a zajištění účetní závěrky
c)      vnitřní předpisy k zajištění inventarizace
d)     odpisový plán
e)      podpisové vzory osob, které jsou oprávněny podepisovat účetní doklady a ostatní účetní záznamy
f)       postupy o organizace oběhu účetních dokladů
g)      vedení pokladny (dohoda o hmotné odpovědnosti)
h)      vnitřní předpis k úschově účetních záznamů
 
 
Kontrolované období : rok 2012

Kontrolní zjištění včetně nedostatků a označení konkrétních právních předpisů, které byly porušeny :

 
K bodu 1.
Spisový a skartační řád byl vydán na základě § 66 odst. 2 zákona č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, v souladu s vyhláškou č. 191/2009 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby ve znění pozdějších předpisů s
účinností od 1.5.2011.
Předmětem kontroly bylo zjistit, zda jednotlivé písemnosti jsou ukládány podle ukládacích znaků, které jsou přílohou výše uvedeného Spisového a skartačního řádu. Za tímto účelem byly náhodně vybrány písemnosti vedené v podacím deníku:
·         Čj. 251 ze dne 16.3.2012
MZ pozemkový úřad – pozvánka na závěrečné jednání
Uloženo šanon Katastr znak 202.1
·         Čj.288 ze dne 3.2.2012
Fa 77/2012
Uloženo šanon Účetnictví znak 405
·         25.11.2012
Protokol o skartování dokladů
Uloženo šanon Archivace znak 1112
·         Proškolení zaměstnanců
Uloženo šanon BOZP znak 1101
·         Kabelová televize, Smlouvy o užívání, korespondence s provozovatelem
Uloženo šanon Kabelová televize znak 708
·         Čj. 415 ze dne 9.5.2012
Objednávka znaku a vlajky obce
Uloženo šanon Objednávky znak 1118
·         Sdělení Stavebního úřadu ke stavbám a úpravám RD Stavební archiv ( každé čp. má svou složku) znak 804
·         Výpočet základního poplatku skládky Region
Šanon znak 604-1
·         Výzva k pročištění lesa ( majitel Dr. Svoboda)
Uloženo šanon Restituce znak 202.2
·         Fa 120253 ze dne 30.32012
Traktůrek Husqarna
Uloženo šanon znak 405
·         Stížnost na  odvoz KO ze dne 9.5.2012, p. NEJRET
Uloženo šanon 1118
Po provedené kontrole členové kontrolní skupiny konstatují, že písemnosti na OÚ jsou vedeny přehledně v souladu s výše uvedeným Spisovým a skartačním řádem.
 
 
 
K bodu 2
Dodržování zákona 563/1991 Sb. o účetnictví
 
 
a)      účtový rozvrh je sestaven na základě směrné účtové osnovy (zákon o účetnictví § 13 a 14), účtový rozvrh byl doložen
Vzhledem k předpokládaným investičním projektům je třeba rozšířit analytiku pořizovacího účtu 042 na jednotlivé projekty tak, aby nemohlo dojít k záměně při zaúčtování. U faktur, kde není možné přímo z textu zjistit o jaký projekt se jedná, pracovník ověřující věcnou správnost přímo na faktuře označí, ke kterému projektu se tato faktura vztahuje.Je nutné věnovat větší pozornost vedlejším nákladům na pořízení investic.
 
b)      postupy a zajištění účetní závěrky (zákon o účetnictví § 18 a 19 ), směrnice byla doložena.
      Pro zajištění účetní závěrky za rok 2011 chybí harmonogram
 
               c)   vnitřní předpisy k zajištění inventarizace (zákon o účetnictví §6,§29,§30), směrnice            byla doložena.
                     Pro inventuru majetku a závazků roku 2011 chybí zápis Inventarizační komise. Při             dokladové inventarizaci majetku je nutné zajistit potřebné doklady zejména u         pozemků
 
                           d)  odpisový plán ( zákon o účetnictví §28). Odpisový plán byl doložen, účetní jednotka         používá rovnoměrné odpisy
 
e)  podpisové vzory osob, které jsou oprávněny podepisovat účetní doklady a ostatní   účetní  záznamy ( zákon o účetnictví §11,§12,§30,a §33a)
      Podpisové vzory jsou součástí směrnice o oběhu účetních dokladů. Je zde stanoven           limit, pro který jsou nutné 2 podpisy  u  příkazů k úhradě ( částka nad 200 000 Kč)
 
                            f)  postupy o organizace oběhu účetních dokladů (zákon o účetnictví §6 a§11), směrnice         byla doložena
                          
 
g)  vedení pokladny (dohoda o hmotné odpovědnosti), směrnice byla doložena
      V dohodě o hmotné odpovědnosti je nutné aktualizovat pokladní limit
     
      h)  vnitřní předpis k úschově účetních záznamů ( zákon o účetnictví §31 a §32),            samostatná směrnice není vypracována. Úschova účetních záznamů je řešena                v Spisovém a skartačním řádu.

__________________________________________________________________
Jména osob zodpovědných za zjištěné nedostatky :
K bodu 1 kontroly -nebyly zjištěny žádné nedostatky
K bodu 2 kontroly – nedostatky dle textu
__________________________________________________________________
Návrh nápravných opatření s termínem k odstranění zjištěných nedostatků :
Vnitřní směrnice jsou vydávány statutárním zástupcem obce. Vzhledem k tomu, že kontrolované směrnice byly vydávány v delším časovém období, je nutné provést jejich aktualizaci.
Pro jednotnost vnitřních směrnic by měla být dodržena následující struktura
·         název obce a adresa
·         označení směrnice (číslo, rok vydání, název)
·         úvodní ustanovení, odkaz na vyšší předpis, na jehož základě je směrnice vydána
·         vlastní text
·         závěrečné ustanovení, pro koho je vnitřní předpis závazný, platnost a účinnost, zrušovací ustanovení
Vnitřní směrnice musí být podepsána statutárním zástupcem a každoročně aktualizována. Aktualizace je nutná i při organizačních změnách a při změně platných právních předpisů.

Vytvořeno: 25. 6. 2012
Poslední aktualizace: 25. 6. 2012 00:00
Autor: Pavel Soper